1
Общие вопросы
!
Результат и рекомендации

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле



Обратите внимание!

Далее в вопросах юридическое лицо, индивидуальный предприниматель будут сокращенно называться Организация.
*
В Организации создан архив.

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

  • Глава 1. Общие положения
  • Глава 3. Управление архивным делом в Российской Федерации
    • Статья 13. Создание архивов
      • 2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • I.Общие положения
      • 1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности*(1).

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
Предоставлено помещение для размещения архивных документов - архивохранилище.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.
      • В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
        • предоставление помещения для размещения архивных документов;

*
Рабочие комнаты сотрудников архива Организации изолированы от архивохранилища.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.16. Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.
      • В архиве организации должны быть предусмотрены:
        • абзац 6. рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.

*
Архив Организации не расположен в подвальных и чердачных помещениях.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.16. абзац 7. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.

*
В архивохранилище не проложены трубы водоснабжения и канализации, технические или бытовые выводы воды.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.17. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

*
Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища не выделяют агрессивные химические вещества и не являются источником пыли.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.18. При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.
      • Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

*
Архивохранилище имеет естественную или искусственную вентиляцию.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.19. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
      • Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.

*
Архивохранилища оснащены специальным оборудованием для хранения документов (стеллажи, коробки или папки, изготовленные из безвредных для документов материалов).

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.
      • В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
        • обеспечение нормативных условий хранения документов;
        • выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
      • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
        • оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
      • 2.21. абзац 1. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.
      • абзац 2. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
      • 2.35. абзац 1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов.

*
Помещения архива Организации оснащено средствами пожаротушения, пожарной сигнализацией.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.
      • В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
        • обеспечение нормативных условий хранения документов;
        • выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
      • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
        • абзац 3. оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
      • 2.22. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

*
Помещение архива Организации оснащено охранной сигнализацией.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
        • абзац 5. соблюдение охранного режима;
      • 2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками*(3).
      • 2.23. Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.
      • В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам.

*
Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудовано дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома и оснащены замками повышенной секретности.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками*(3).

*
Окна помещений первого этажа оборудованы запирающимися решетками.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками*(3).

*
Соблюдены нормы установки стационарных стеллажей и шкафов в архивохранилищах (см. Пояснения к вопросу).

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

  • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;
  • расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
  • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;
  • расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;
  • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.21. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.
      • Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
      • Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:
        • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;
        • расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
        • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;
        • расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;
        • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

*
Осуществляется контроль доступа в архивохранилище.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.23. Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.
      • В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам.

*
Хранение документов осуществляется в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
        • оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
      • 2.24. абзац 1. Архивные документы следует хранить в темноте.
      • абзац 2. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
      • абзац 3. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

*
На окнах в архивохранилище применяются светорассеиватели, защитные фильтры, шторы, жалюзи, нанесенные на стекло покрытия.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
        • абзац 2. оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
        • абзац 6. создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
      • 2.24. абзац 5. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
      • абзац 6. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола - 20-50 люксов, на рабочих столах - 100 люксов.

*
В архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
        • абзац 2. оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
        • абзац 6. создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
      • 2.24. абзац 5. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
      • абзац 6. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола - 20-50 люксов, на рабочих столах - 100 люксов.

*
В архивохранилище соблюдается нормативный температурно-влажностный режим (температура 17 - 19°С, относительная влажность воздуха - 50 - 55%).

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
        • абзац 2. оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
        • абзац 6. создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
      • 2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:
        • абзац 2. для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19°С, относительная влажность воздуха - 50 - 55%;
      • 2.26. В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5°С) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.
      • При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).
      • Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.
      • Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
      • При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.

*
В архивохранилище имеются средства измерения и контроля температурно-влажностного режима.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время:

  • в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю;
  • в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха - 2 раза в неделю;
  • при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения. При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
        • абзац 2. оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
        • абзац 6. создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
      • 2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:
        • абзац 2. для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19°С, относительная влажность воздуха - 50 - 55%;
      • 2.26. В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5°С) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.
      • При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).
      • Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.
      • Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
      • При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.

*
В архивохранилище проводятся санитарно-гигиенические мероприятия.

В помещениях архивохранилищ необходимо:

  • проводить систематическую влажную уборку;
  • не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей;
  • обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
        • абзац 2. оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
        • абзац 6. создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
      • 2.27. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
      • В помещениях архивохранилищ необходимо:
        • проводить систематическую влажную уборку;
        • не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей;
        • обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков.
      • 2.28. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами работников архива, а при необходимости - силами соответствующих служб.
      • 2.29. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты.

*
Все помещения архива Организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки пронумерованы.

Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.

*
Составлены топографические указатели: постеллажные, пофондовые (при большом количестве фондов).

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение N 1), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение N 2).

*
Руководством Организации разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.49. В организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов.
      • С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации.

*
Работники архива Организации ознакомлены с содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива Организации при чрезвычайных ситуациях.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.49. В организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов.
      • С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации.

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
Проверка наличия и состояния документов в архиве Организации проводится комиссией или не менее чем двумя работниками.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.
      • В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
        • абзац 6. проверка наличия и состояния документов.
      • 2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
Выдача документов из архивохранилища осуществляется с письменного разрешения руководителя архива Организации.

Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:

  • работникам структурных подразделений организации;
  • судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;
  • иным пользователям по письменному заявлению.

Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:

  • одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;
  • шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.45. абзац 1. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации...

*
Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.46. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:
        • заказом (служебной запиской) на выдачу дел;
        • актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение N 10).
      • При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.

*
Выдача документов из архивохранилища сотрудникам Организации оформляется заказом (служебной запиской) на выдачу дел.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.46. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:
        • заказом (служебной запиской) на выдачу дел;
        • актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение N 10).
      • При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.
    •  

*
Выдача документов из архивохранилища в сторонние организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование.

Форма акта о выдаче дел во временное пользование утверждена:

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.46. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:
        • заказом (служебной запиской) на выдачу дел;
        • актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение N 10).
      • При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.

*
Карта-заместитель дела размещается вместо выдаваемых документов.

Форма карты-заместителя утверждена:

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.47. абзац 2. Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение N 7). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве организации до минования надобности.

*
Проводится ли полистная проверка наличия и состояния документов в случае выдачи документов на бумажном носителе из архивохранилища и при приеме их обратно?

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.47. абзац 1. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

*
Срок выдачи дел для использования работниками Организации и иными пользователями не превышает один месяц.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.45. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:
        • работникам структурных подразделений организации;
        • судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;
        • иным пользователям по письменному заявлению.
      • Документы выдаются из архивохранилищ на срок не превышающий:
        • одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;
        • шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
      • Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

*
Срок выдачи дел для использования работниками судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов не превышает шесть месяцев.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 2.45. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:
        • работникам структурных подразделений организации;
        • судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;
        • иным пользователям по письменному заявлению.
      • Документы выдаются из архивохранилищ на срок не превышающий:
        • одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;
        • шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
      • Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
Ведется ли учет всех хранящихся в архиве Организации документов, включая документов по личному составу, копий документов фонда пользования (при наличии) и описей дел, документов?

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • III. Учет документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов.

*
В архиве Организации ведутся основные (обязательные) учетные документы (см. Пояснения к вопросу).

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

  • книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);
  • список фондов (приложение № 12 для организаций, хранящих документы более одного фонда);
  • лист фонда (приложение № 13);
  • опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18);
  • реестр описей (приложение № 19 при наличии двух и более описей дел)

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • III. Учет документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 3.5. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.
      • 3.6. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

*
В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • III. Учет документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 3.7. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
      • Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

*
Хранит ли Организация документы более одного архивного фонда?

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

*
Исполняются ли требования к оформлению листа фонда? (см. Требование законодательства)

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • III. Учет документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 3.9. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все описи дел, документов фонда.
      • Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставлеыия, должности и подписи составителя.
      • Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

*
Исполняются ли требования к составлению описи дел? (см. Требование законодательства)

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • III. Учет документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 3.10. В описи дел, документов (годовом разделе описи дел, документов) единицы хранения учитываются в соответствии с систематизацией за порядковыми учетными номерами.
      • Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.
      • Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.
      • В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.
      • После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
      • Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.
      • Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.
      • Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения.
      • Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается, или переплетается.
      • Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

*
Имеется ли в архиве Организации две или более описи дел?
*
В учетных документах оформляется итоговая запись.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • III. Учет документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 3.7. абзац 2. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.
      • 3.8. абзац 9. Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.
      • 3.10. абзац 4. В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.
      • абзац 5. После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
      • абзац 6. Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

*
Является ли Организация источником комплектования государственных (муниципальных) архивов?

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

*
В Организации ведется дело фонда, включающее учетные документы, характеризующие изменения фонда и документы, отражающие историю фонда и фондообразователя.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • III. Учет документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
      • 3.15. Учет поступления и выбытия дел, документов в архиве организации осуществляется на основании:
        • описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации;
        • номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел сводной описи дел, документов организации;
        • акта о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4);
        • акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (приложение N 5);
        • акта об утрате документов (приложение N 6);
        • акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20);
        • акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21);
        • акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22);
      • На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документы архива:
        • в книгу учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11) и в лист фонда (приложение N 13) - при каждом изменении в составе и объеме документов архива организации;
        • в список фондов (приложение N 12) - при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов, находившегося на хранении архивного фонда;
        • в реестр описей (приложение N 19) - при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным;
        • в описи дел, документов - при каждом поступлении и/или выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.
      • Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные учетные документы.
      • Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации.
      • Дело фонда, наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
Состав экспертной комиссии (ЭК) утвержден приказом руководителя Организации.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • IV. Комплектование архива организации документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
      • 4.7. В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее - ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК).
      • 4.8. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения.
      • Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации - источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

*
Имеется Положение об экспертной комиссии, утвержденное приказом руководителя Организации.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • IV. Комплектование архива организации документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
      • 4.8. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения.
      • Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации - источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

*
Имеются документы, подтверждающие работу экспертной комиссии (планы, протоколы).

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

  • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
    • IV. Комплектование архива организации документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
      • 4.9. Основной задачей ЦЭК (ЭК) является организация и проведение экспертизы ценности документов.
      • Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
        • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
        • рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;
        • подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечням*(10), и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
        • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
        • методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

*
Поступают ли документы в архив Организации только после проведения экспертизы ценности?