1
Общие вопросы
2
Требования к организации хранения архивных документов
3
Требования к проведению проверки наличия и состояния документов в архиве
4
Требования к выдаче документов из архива
5
Учет архивных документов Организации
6
Экспертная комиссия и требования к соблюдению сроков хранения, оформления документов, представления описей дел и уничтожения документов, не подлежащих хранению
7
Требования к регистрации запросов, к срокам обработки и оформлению ответов на запросы
!
Результат и рекомендации

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
*
В Организации создан архив.

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

  • Глава 1. Общие положения
    • Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе
      • В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:
        • ...
        • 9) архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

  • Глава 3. УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
    • Статья 13. Создание архивов
      • 2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
Предоставлено помещение для размещения архивных документов - архивохранилище.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

      • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
        • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
          • 2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии. В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:

            • предоставление помещения для размещения архивных документов

      *
      Рабочие комнаты сотрудников архива Организации изолированы от архивохранилища.

      Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

      • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
        • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
          • 2.16. Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. В архиве организации должны быть предусмотрены:
            • рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.

      *
      Архив Организации не расположен в подвальных и чердачных помещениях.

      Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

      • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
        • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
          • 2.16. Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. В архиве организации должны быть предусмотрены:
            • рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.

      *
      В архивохранилище не проложены трубы водоснабжения и канализации, технические или бытовые выводы воды.

      Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

        • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
          • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
            • 2.17. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

        *
        Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища не выделяют агрессивные химические вещества и не являются источником пыли.

        Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

            • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
              • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                • 2.18. При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

            *
            Архивохранилище имеет естественную или искусственную вентиляцию.

            Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.19. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

                *
                Архивохранилища оснащены специальным оборудованием для хранения документов (стеллажи, коробки или папки, изготовленные из безвредных для документов материалов

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии. В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:

                      • обеспечение нормативных условий хранения документов;

                      • выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

                    • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:

                      • оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;

                    • 2.21. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

                    • 2.35. Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов.

                *
                Помещения архива Организации оснащено средствами пожаротушения, пожарной сигнализацией.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии. В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:

                      • обеспечение нормативных условий хранения документов;

                      • выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

                    • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:

                      • ...
                      • оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

                      • ...
                    • 2.22. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

                *
                Помещение архива Организации оснащено охранной сигнализацией.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:

                      • соблюдение охранного режима;

                    • 2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками.

                    • 2.23. Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации. В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам.

                *
                Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудовано дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома и оснащены замками повышенной секретности.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками.

                *
                Окна помещений первого этажа оборудованы запирающимися решетками.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками

                *
                Соблюдены нормы установки стационарных стеллажей и шкафов в архивохранилищах (см.Пояснения к вопросу).

                Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

                • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;
                • расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
                • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;
                • расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;
                • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.21. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:
                      • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;
                      • расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
                      • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;
                      • расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;
                      • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см

                *
                Осуществляется контроль доступа в архивохранилище.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.23. Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации. В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам.

                *
                Хранение документов осуществляется в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
                      • оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
                      • оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
                      • соблюдение противопожарного режима;
                      • соблюдение охранного режима;
                      • создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
                    • 2.24. Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа...

                *
                На окнах в архивохранилище применяются светорассеиватели, защитные фильтры, шторы, жалюзи, нанесенные на стекло покрытия.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
                      • оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
                      • оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
                      • соблюдение противопожарного режима;
                      • соблюдение охранного режима;
                      • создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
                    • 2.24. Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий...

                *
                В архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
                      • оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
                      • оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
                      • соблюдение противопожарного режима;
                      • соблюдение охранного режима;
                      • создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
                    • 2.24. Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола - 20 - 50 люксов, на рабочих столах - 100 люксов.

                *
                В архивохранилище соблюдается нормативный температурно-влажностный режим (температура 17 - 19°С, относительная влажность воздуха - 50 - 55%).

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
                      • оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
                      • оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
                      • соблюдение противопожарного режима;
                      • соблюдение охранного режима;
                      • создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
                    • 2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%;

                    • 2.26. В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °C) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.

                *
                В архивохранилище имеются средства измерения и контроля температурно-влажностного режима.

                Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время:

                • в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю;

                • в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха - 2 раза в неделю;

                • при нарушениях режима -1 раз в сутки.

                  Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения. При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
                      • оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
                      • оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
                      • соблюдение противопожарного режима;
                      • соблюдение охранного режима;
                      • создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
                    • 2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%;

                    • 2.26. В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °C) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются. При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время...

                *
                В архивохранилище проводятся санитарно-гигиенические мероприятия.

                В помещениях архивохранилищ необходимо:

                • проводить систематическую влажную уборку;
                • не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей;
                • обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
                      • оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
                      • оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
                      • соблюдение противопожарного режима;
                      • соблюдение охранного режима;
                      • создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
                    • 2.27. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
                    • 2.28. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами работников архива, а при необходимости - силами соответствующих служб.
                    • 2.29. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты.

                *
                Все помещения архива Организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки пронумерованы.

                Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются.

                *
                Составлены топографические указатели: постеллажные, пофондовые (при большом количестве фондов).

                Формы приложений №1 (карточка постеллажного топографического указателя) и приложения №2 (карточка пофондового топографического указателя) можно найти здесь:http://docs.cntd.ru/document/420266293

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение № 1), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение № 2).

                *
                Руководством Организации разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.49. В организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов. С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации.

                *
                Работники архива Организации ознакомлены с содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива Организации при чрезвычайных ситуациях.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.49. В организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов. С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации.

                Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


                *
                Проверка наличия и состояния документов в архиве Организации проводится комиссией или не менее чем двумя работниками.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии. В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:

                      • ...

                      • выполнение требований к размещению документов в архивохранилище; проверка наличия и состояния документов.

                    • 2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.

                Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


                *
                Выдача документов из архивохранилища осуществляется с письменного разрешения руководителя архива Организации.

                Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:

                • работникам структурных подразделений организации;

                • судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

                • иным пользователям по письменному заявлению.

                Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:

                • одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;
                • шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

                Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.45. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации...

                *
                Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел.

                Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:

                • заказом (служебной запиской) на выдачу дел;
                • актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение № 10).

                Форму приложения №10 (акт о выдаче дел во временное пользование) можно найти здесь: http://docs.cntd.ru/document/420266293

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.46. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется...

                *
                Проводится ли полистная проверка наличия и состояния документов в случае выдачи документов на бумажном носителе из архивохранилища и при приеме их обратно?

                форму приложения №7 (карта-заместитель дела) можно найти здесь:http://docs.cntd.ru/document/420266293

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.47. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

                      Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение № 7). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве организации до минования надобности.

                *
                Срок выдачи дел для использования работниками Организации и иными пользователями не превышает один месяц.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.45. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:

                      • ...

                    • Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:

                      • одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;

                    • Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

                *
                Срок выдачи дел для использования работниками судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов не превышает шесть месяцев.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.45. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:

                      • судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации

                    • Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:

                      • ...

                      • шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

                    • Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

                *
                Выдача документов из архивохранилища сотрудникам Организации оформляется заказом (служебной запиской) на выдачу дел.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.46. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:

                      • заказом (служебной запиской) на выдачу дел;

                *
                Выдача документов из архивохранилища в сторонние организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование.

                Форму приложения №10 (акт о выдаче дел во временное пользование) можно найти здесь:http://docs.cntd.ru/document/420266293

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.46. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:

                      • заказом (служебной запиской) на выдачу дел;

                      • актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение № 10).

                *
                Карта-заместитель дела размещается вместо выдаваемых документов.

                Форму приложения №7 (карта-заместитель дела) можно найти здесь:http://docs.cntd.ru/document/420266293

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 2.47. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

                      Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение № 7). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве организации до минования надобности.

                Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


                *
                Ведется ли учет всех хранящихся в архиве Организации документов, включая документов по личному составу, копий документов фонда пользования (при наличии) и описей дел, документов?

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • III. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов.

                *
                В архиве Организации ведутся основные (обязательные) учетные документы (см.Пояснения к вопросу).

                В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

                • книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);
                • список фондов (приложение № 12 для организаций, хранящих документы более одного фонда);
                • лист фонда (приложение № 13);
                • опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18);
                • реестр описей (приложение № 19 при наличии двух и более описей дел)

                Формы документов (приложения с №11-19)можно найти здесь:http://docs.cntd.ru/document/420266293

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                  • III. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
                    • 3.6. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

                      • книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);

                      • список фондов (приложение № 12);

                      • лист фонда (приложение № 13);

                      • опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18);

                      • реестр описей (приложение № 19).

                Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


                *
                Состав экспертной комиссии (ЭК) утвержден приказом руководителя Организации.

                Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                    • IV. Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
                      • 4.8. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения. Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации - источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

                  *
                  Имеется Положение об экспертной комиссии.

                  Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                      • IV. Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
                        • 4.8. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения. Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации - источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

                    *
                    Имеются документы, подтверждающие работу экспертной комиссии (планы, протоколы).

                    Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                    • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                        • IV. Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными доку
                          • 4.9. Основной задачей ЦЭК (ЭК) является организация и проведение экспертизы ценности документов. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
                            • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
                            • рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;
                            • подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

                      *
                      Проводит ли экспертная комиссия экспертизу ценности документов?

                      В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

                      ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения. Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации - источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации. Основной задачей ЦЭК (ЭК) является организация и проведение экспертизы ценности документов.

                      Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

                      • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
                      • рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;
                      • подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

                      Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                      • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                          • IV. Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
                            • 4.3. Документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности.

                        *
                        Поступают ли документы в архив Организации только после проведения экспертизы ценности?

                        Экспертиза ценности документов в организации проводится:

                        • в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив;
                        • в архиве организации - в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

                        Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                        • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                            • IV. Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
                              • 4.3. Документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности.

                          *
                          В Организации соблюдаются сроки передачи архивных документов в архив Организации после завершения дел в делопроизводстве.

                          Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                          • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                              • IV. Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
                                • 4.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения.

                            *
                            Организация является государственным органом или органом местного самоуправления?
                            *
                            На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

                            Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов (приложение № 21), а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

                            Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (приложение № 21).__

                            Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

                            Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".

                            Форму приложения № 21 (акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению) можно найти здесь:http://docs.cntd.ru/document/420266293

                            Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                            • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                                • IV. Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
                                  • 4.9. Основной задачей ЦЭК (ЭК) является организация и проведение экспертизы ценности документов.

                                    Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

                                    • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов...

                                    • 4.11. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно...

                                      На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение № 21). На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 21). Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

                              *
                              Экспертиза ценности документов в Организации проводится ежегодно.

                              Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

                              • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
                                  • IV. Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
                                    • 4.11. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно...